Ответственность за нарушение правил хранения документов

Автор: Анна Еременко В ходе деятельности предприятия формируется огромное количество документов, которые необходимо хранить. Внешние нормативные акты регламентируют виды документов, подлежащих хранению, нормативные сроки хранения и порядок их хранения. За несоблюдение данных норм предусматриваются административные штрафы, которые могут стать реальной финансовой проблемой для предприятия. В данной статье мы с вами рассмотрим законодательные акты и ответственность, которую они возлагают на организации в сфере документооборота. Существует два федеральных закона, устанавливающих ответственность за нарушение правил делопроизводства:

1) Кодекс РФ "Об административных правонарушениях" - административная ответственность. 2) Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" № 127-ФЗ от 26.10.2002 - субсидиарная ответственность.

Кодекс "Об административных правонарушениях" содержит несколько статей, которые накладывают административную ответственность за нарушение норм делопроизводства:

• Ст. 13.20 "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов" устанавливает штраф в размере до 500 рублей для должностных лиц. • В Ст. 13.25 "Нарушение требований законодательства о хранении документов" говорится о том, что неисполнение акционерными обществами, обществами с ограниченной ответственностью или унитарными предприятиями установленного порядка и сроков хранения документов, хранение которых является обязательным, влечет наложение штрафа до 300 тысяч рублей. Здесь речь ведется не об архивных документах, а о документах, которые находятся в текущем хранении или на исполнении.

Теперь важно определить, какие же нормативные акты содержат требования к хранению документов. Закон о бухгалтерском учете №402-ФЗ закрепляется 5-летний срок хранения первичных учетных документов и учетной политики, а также содержит требование обеспечения безопасных условий хранения документов и защиты их от изменений. С недавних пор прописана необходимость обеспечить передачу документов при смене руководителя. Федеральный закон № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" представляет для организаций данной формы собственности список обязательных к хранению документов. Срок хранения всех внутренних документов любого хозяйственного общества определяется по "Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Документы организации могут быть запрошены в ходе камеральных проверок, встречных налоговых проверок и других надзорных мероприятий. Основные инициаторы проверок - это МЧС, Налоговые службы, МФД, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Пенсионный фонд и Фонд Социального Страхования. Давайте рассмотрим, как 1С:Документооборот поможет нам в работе с бумажными документами при подготовке к проверкам. Как правило, при работе с бумажными документами и их хранении на предприятии используется Номенклатура дел – утвержденный систематизированный список дел (совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности), заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается и утверждается ежегодно в 4 квартале на следующий календарный год. Даже если в организации нет как таковой номенклатуры дел, все равно вся первичная документация, как правило, хранится в определенных папках, сшитых обычно по видам документов и периодам. Подготовка к проверкам пакета документов по одному контрагенту за разные периоды может стать достаточно трудоемкой задачей. С ней будет намного легче справиться, если вести электронных архив первичных документов в 1С:Документооборот. В самой программе заводится номенклатура дел (либо реальная структура папок хранения документов), и в каждой карточке документа указывается папка, в которой он хранится. Далее с помощью специального поиска можно найти все необходимые документы (например, по определенному контрагенту за период). Настройки поиска можно сохранить и использовать в дальнейшем. Если потребуются оригинал документа, то из карточки также легко определить, в какой папке он находится.

   

 Если же необходимы копии, то и здесь нам поможет 1С:Документооборот. Из этой же формы поиска можно распечатать все приложенный файлы к найденным карточкам. Как мы видим, в последних изменениях законодательства есть тенденция повышения ответственности за хранение документов. Об этом говорят и высокие административные штрафы. Вероятно, что в ближайшее время и другие нормы законодательства в отношении сохранности документов будут ужесточены. При повышенных рисках возможной ответственности применение систем электронного документооборота, позволяющих систематизировать и обеспечить классификацию и хранение документов, становится все более необходимыми.